商务合同，是指有关各方之间在进行某种商务合作时，为了确定各自的权利和义务，而正式依法订立的、并且经过公证的、必须共同遵守的条文。在许多情况下，合山又被叫作合约。而在另外一些时候，人们所说的合约则是指条文比较简单的合同。在商务往来中，带有先决条件的合同，如等待律师审查、有待正式签字、需要落实许可证的合同，又被叫做准合同。严格地说，准合同是合同的前身，也是最终达到合同的一个步骤。 　　为了省事，在一般场合，商界人士往往将合同、合约与准合同混为一谈，统统把它们都叫做合同。这样做虽不甚精确，但也有助于大家“删繁就简”，减少麻烦。
根据仪式礼仪的规定：对签署合同这类称得上有关各方的关系发展史上“里程碑”式的重大事件，应当严格地依照规范，来讲究礼仪，应用礼仪。为郑重起见，在具体签署合同之际，往往会依例举行一系列的程式化的活动，此即所谓签约的仪式。在具体操作时，它又分为草拟阶段与签署阶段等两大部分。 　　在现实生活中，商界人士所接触到的商务合同的种类繁多。常见的就有购销合同、借贷合同、租赁合同、协作合同、加工合同、基建合同、仓保合同、保险合同、货运合同、责任合同，等等。以下，先来介绍一下合同的草拟的正规作法。
从格式上讲，合同的写作有一定之规。它的首要要求，是目的要明确，内容要具体，用词要标准，数据要精确，项目要完整，书面要整洁。违犯了上述各项要求中的任何一点，都有可能会给自己带来灭顶之灾。
从具体的写法上来说，合同大体上有条款式与表格式两类。所谓条款式合同，指的是以条款形式出现的合同。所谓表格式合同，则是指以表格形式出现的合同。
条款式合同与表格式合同，在写法上都有各自的具体规范，对此在实践中只能够遵守，不可以明知故犯。一般来说，标的、费用与期限被称作合同内容的三大要素。在任何一项合同中，都应当三者齐备，缺一不可。如果从具体的条款撰写上来讲，则一项合同至少需要具备标的、数量或质量、价款或酬金、履约的期限与地点及其方式，违约责任等等五大基本内容。对于这种规范，商界人士必须自觉地遵照执行。
在草拟合同时，除了在格式上要标准、规范之外，同时还必须注意遵守法律、符合常识、顾及对手等四个方面的关键问题。
首先，草拟合同必须遵守法律。在商务交往中，所有正式的合同都具有法律约束力。它一旦订立，任何一方都不可擅自变更或解除。因此，商务人员必须熟悉国家的有关法律与法规，以便充分地运用法律来维护自身的正当权益。
从操作中的实际状况来看，商务人员在拟定合同时，必须遵守的有关法律、法规，主要涉及商品生产、技术管理、外汇管制、税收政策以及商检科目等五个方面。
在草拟涉外商务合同时，还必须遵循我国法律与国际条法。遵循我国法律，是国家主权原则的体现，也是为了不损害我国的社会公共利益。遵循国际条法，则是为了在对外交往中更好地与国际社会接轨，在国际经济合作中少走弯路。
其次，草拟合同必须符合惯例。在草拟合同时，必须优先遵守法律、法规，尤其是必须优先遵守我国的法律、法规。遇上有关法律、法规尚未规定的，则可采用举世公认的国际惯例。
所谓商务交往中的国际惯例，是指那些为国际社会所普遍接受的、约定俗成的常规作法。例如，在商务交往中政治与经济应当分开，不允许借商务往来之便干涉他国的内部事务，或是伺机影响他方的内政。
又如，买方在签署合同后，应当按照合同规定的期限，向银行开立信用证。开立信用证，应填写申请书，当银行同意接受后，将依交易金额收取一定比例的开证费，并根据客户的资信收取一定数额的押金，然后按进口方的要求向出口方开出信用证。信用证一经开出，对方往往会要求进行某种程度的改动。只有确系开证时疏漏之处，方可同意修改。反之，是不宜贸然应允的。
一般而言，国际惯例是维系商务交往正常化的一大基石，所以商界人士在草拟合同时，是应当以它来协调自己的行动的。对此不甚了了而贸然行事，必定会吃大亏。
再次，草拟合同必须合乎常识。在草拟合同时，商界人士有必要使合同的一切条款合乎常识，坚决不要犯常识性错误。
商界人士在草拟合同时应当具备的常识，是指与其业务有关的专业技术方面的基本知识，它们包括商品知识、金融知识、运输知识、保险知识和商业知识等等。
商品知识，其实是一个整体性的概念。它包括产品的生产过程和管理，以及产品本身的一切知识。金融知识，是指与货币的发行、流通、回笼有关的一切知识，具体来说，它主要是指货币、汇率、信贷等知识。运输知识，包括运输具体方式的选择、运输中商品形态的具体要求、运输的特殊条件以及运输的责任方等等知识，它们与仓储一样，都是必须考虑的。保险知识，包括险别、选择以及办理程序等知识，它们对商务方面的交易是意义重大的保证。商业知识，是指与商品流通各环节有关的知识，它对合同的草拟也有一定的帮助。
具备上述各方面的常识，将有助于商界人士在工作中得心应手，并且更好地为交往对象所敬重。在商务交往中，没有知识就等于是没有实力，对此大家是都明白的。
最后，草拟合同必须顾及对手。正式合同的一大特征，具有关各方面必须协商一致，出自心甘情愿。反之，如果一方恃强凌弱，仗势压人，把自己的意志强加于他方，强迫他人与自己订立“城下之盟”，那么合同即使勉强签署，事后亦必不断发生纠纷，那样对有关各方都不会有好处。
因此，商务人员在草拟合同的具体条款时，既要“以我为中心”，优先考虑自己的切身利益，又要替他方多多着想，要顾全对方的体面，并且尽可能照顾他方的利益。这是促使合同为对方所接受的最佳途径。
在进行与合同有关的谈判时，在具体条款上，商务人员不仅要讲原则性，也要讲灵活性。要坚持根本利益的前提下，灵活地变通，适当地让步，比“君子一言，驷马难追”，“闭着眼睛走到黑”，恐怕获益只会多，而不会少。
通常，合同的成立生效，需要履行一定的手续。依照我国的有关法律规定：当事人就合同条款的书面形式达成协议，并且签字，即为合同成立。假如通过信件、电报、传真、电传达成了协议，一方当事人要求签订确认书的，则签订确认书时，方为合同成立。
这种规定，实际上有双重含义。一方面，我国只承认书面的合同。另一方面，唯有经过有关当事人正式签字，合同才正式成立并生效。由此可见，签字好比胎儿出世时的出生证，是正式合同的一种不能缺少的“批准书”。
仪式礼仪规定，为了使有关各方重视合同、遵守合同，在签署合同时，应举行郑重其事的签字仪式。此即所谓签约。
在商务交往中，人们在签署合同之前，通常会竭力作好以下几个步骤的准备工作。
第一，要布置好签字厅。签字厅有常设专用的，也有临时以会议厅、会客室来代替的。布置他的总原则，是要庄重、整洁、清静。
一间标准的签字厅，应当室内满铺地毯，除了必要的签字用桌椅外，其他一切的陈设都不需要。正规的签字桌应为长桌，其上最好铺设深绿色的台呢。
按照仪式礼仪的规范，签字桌应当横放于室内。在其后，可摆放适量的座椅。签署双边性合同时，可放置两张座椅，供签字人就座。签署多边性合同时，可以仅放一张桌椅，供各方签字人签字时轮流就座；也可以为每位签字人都各自提供一张座椅。签字人在就座时，一般应当面对正门。
在签字桌上，循例应事先安放好待签的合同文本以及签字笔。吸墨器等等签字时所用的文具。
与外商签署涉外商务合同时还需在签字桌上插放有关各方的国旗。插放国旗时，在其位置与顺序上，必须按照礼宾序列而行。例如，签署双边性涉外商务合同时，有关各方的国旗须插放在该方签字人座椅的正前方。
第二，要安排好签字时的座次。在正式签署合同时，各方代表对于礼遇均非常在意，因为商务人员对于在签字仪式上最能体现礼遇高低的座次问题，应当认真对待。
签字时各方代表的座次，是由主方代为先期排定的。合乎礼仪的作法是：在签署双边性合同时，应请客方签字人在签字桌右侧就座，主方签字人则应同时就座于签字桌左侧。双方各自的助签人，应分别站立于各自一方签字人的外侧，以便随时对签字人提供帮助。双方其他的随员，可以按照一定的顺序在己方签字人的正对面就座。也可以依照取位的高低，依次自左至右（客方）或是“自右至左（主方）地列成一行，站立于己方签字人的身后。当一行站不完时，可以按照以上顺序并遵照“前高后低”的惯例排成两行、三行或四行，原则上，双方随员人数，应大体上相近。
在签署多边性合同时，一般仅设一个签字椅。各方签字人签字时，须依照有关各方事先同意的先后顺序，依次上前签字。他们的助签人，应随之一同行动。在助签时，依“右高左低”的规矩，助签人应站立于签字人的左侧。与此同时，有关各方的随员，应按照一定的序列，面对签字桌就座或站立。
第三，要预备好待签的合同文本。依照商界的习惯，在正式签署合同之前，应由举行签字仪式的主方负责准备待签合同的正式文本。
举行签字仪式，是一桩严肃而庄重的大事，因此不能将“了犹未了”的“半成品”交付其使用；或是临近签字时，有关各方还在为某些细节而纠缠不休。在决定正式签署合同时，就应当拟定合同的最终文本。它应当是正式的，不再进行任何更改的标准文本。
负责为签字仪式提供待签的合同文本的主方，应会同有关各方一道指定专人，共同负责合同的定稿、校对、印刷与装订。按常规，应为在合同上正式签字的有关各方，均提供一份待签的合同文本。必要时，还可再向各方提供一份副本。
签署涉外商务合同时，比照国际惯例，待签的合同文本，应同时使用有关各方法定的官方语言，或是使用国际上通行的英文、法文。此外，亦可同时并用有关各方法定的官方语言与英文或法文。使用外文撰写合同时，应反复推敲，字斟句酌，不要望文生义或不解其义而乱用词汇。
待签的合同文本，应以精美的白纸负责制而成，按大八开的规格装订成册，并以高档质料，如真皮、金属、软木等等，作为其封面。
第四，要规范好签字人员的服饰。按照规定，签字人、助签人以及随员，在出席签字仪式时，应当穿着具有礼服性质的深色西装套装、中山装套装或西装套裙，并且配以白色衬衫与深色皮鞋。男士还必须系上单色领带，以示正规。
在签字仪式上露面的礼仪人员、接待人员，可以穿自己的工作制服，或是旗袍一类的礼仪性服装。
签字仪式是签署合同的高潮，这的时间不长，但程度规范、庄重而热烈。签字仪式的正式程序一共分为四项，它们分别是：
其一，是签字仪式正式开始。有关各方人员进入签字厅，在既定的位次上各就各位。
其二，是签字人正式签署合同文本。通常的作法，是首先签署己方保存的合同文本，再接着签署他方保存的合同文本。
商务礼仪规定：每个签字人在由己方保留的合同文本上签字时，按惯例应当名列首位，因此，每个签字人均应首先签署己方保存的合同文本，然后再交由他方签字人签字。这一作法，在礼仪上称为“轮换制”。它的含义，是在位次排列上，轮流使有关各方均有机会居于首位一次，以显示机会均等，各方平等。
其三，是签字人正式交换已经有关各方正式签署的合同文本。此时，各方签字人应热烈握手，互致祝贺，并相互交换各自一方刚才使用过的签字笔，以志纪念。全场人员应鼓掌，表示祝贺。
其四，是共饮香槟酒互相道贺。交换已签的合同文本后，有关人员，尤其是签字人当场干上一杯香槟酒，是国际上通行的用以增添喜庆色彩的做法。


在一般情况下，商务合同在正式签署后，应提交有关方面进行公证，此后才正式生效。
应该说明的是：签字仪式不一定非搞不可，尽管它可以制造声势，增强影响。但是，对于签字本身却是必须郑重对待，不可草草收场的。商界人士对此必须切切注意。